SIX FOURS VOUS ACCUEILLE
REGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement intérieur complète les statuts de SIX FOURS VOUS ACCUEILLE (SFVA).
Il est applicable à l'ensemble des membres et à chaque adhérent nouveau.
Il est consultable au siège de l’Association et sur le site de l’Association.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’Association.
Il concerne notamment :
Article 1 : Organisation des activités
Organisation
Pour chaque activité, outre le Président, un responsable bénévole peut être désigné, soit au sein du Conseil d’Administration, soit parmi les adhérents. Il a alors la charge du bon déroulement de l’activité.
Il rend compte de sa mission au Président
Création de nouvelles activités
Le Conseil d’Administration peut décider de la création d’une nouvelle activité, faisant suite à une proposition émanant d’un membre du Conseil ou d’un adhérent, et, sous réserve qu’elle corresponde à l’objet des statuts de l’Association
Cette création sera portée à la connaissance des adhérents et fera l’objet d’un courrier aux assureurs
Article 2 : Règles financières de gestion
Modalités d'engagement des dépenses
Outre le Président, le Vice-Président et le Trésorier, dans le cadre de la délégation donnée par la Conseil d’Administration, peuvent librement engager seuls toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement de l’Association.
Chaque engagement fait l’objet d’un document remis au Trésorier
Instruments de paiement
La confidentialité des codes pour les virements bancaires par Internet et pour les paiements par carte de crédit bancaire devra être assurée.
Délégation de signature
Délégation de signature est donnée au Président, au Vice-Président et au Trésorier par le Conseil d’Administration.
Modalités de remboursement des frais
Les frais justifiés par l'activité réelle des bénévoles, dûment missionnés par l'Association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.
Toutes les pièces sont répertoriées et enregistrées en comptabilité, le nom du bénéficiaire, le cas échéant, doit y figurer.
Elles font partie intégrante des comptes de l’association
Contrôle des comptes
Il s’effectue conformément à l’article 23 des statuts.
Article 3 : Modalités des Voyages et sorties
Recours à un prestataire
Six Fours Vous Accueille n’étant pas titulaire d'un agrément de tourisme, ne peut pas effectuer des opérations de tourisme, voyages, séjours individuels ou collectifs, même dans un but culturel au-delà d’un maximum de 2 nuitées.
L’Association doit, de ce fait, faire appel à un prestataire professionnel titulaire d’une licence de voyage.
Le contrat doit être établi au nom Six Fours Vous Accueille et signé par le Président.
L’assurance annulation, rapatriement (si possible couvrant les maladies antérieures) est obligatoirement incluse dans le forfait du voyage.
En cas d’annulation individuelle, Six Fours Vous Accueille assistera l’adhérent dans ses démarches, dans la mesure de ses moyens.
Organisation par Six Fours Vous Accueille
Sorties de 1 à 3 jours (2 nuitées maximum) peuvent être organisées directement par Six Fours Vous Accueille ou via un Prestataire, dans le cadre des garanties de la compagnie d’assurance de l’association.
Le projet doit comprendre (transport, diverses visites, repas, hébergement, Assurance, dates, etc…).et être validé par le Président
Un résumé des conditions particulières sera remis aux participants à la Sortie pour éviter toute contestation ultérieure.
Les acomptes éventuels jusqu’au solde sont gérés par le Responsable, les règlements sont établis à l’ordre de Six Fours Vous Accueille
Les Contrats des différentes prestations dont le contrat d’assurance doivent être établis au nom de Six Fours Vous Accueille et signés par le Président.
Les factures finales des Voyages et Sorties sont remises au Trésorier après visa du Président et enregistrées en comptabilité.
Il est précisé les points suivants :
• la cotisation de base est nécessaire pour l’’accès aux voyages / sorties,
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L’adhérent ayant retenu une sortie/voyage doit considérer qu’il a les mêmes obligations vis-à-vis de l’association que s’il s’était adressé à une agence de voyages.
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Le remboursement des sorties n’est pas possible 48h avant la sortie sauf cas exceptionnel,
Article 4 : Dispositions diverses
Locaux mis à la disposition de l’Association
Les locaux dans lesquels est situé le siège de l’Association sont mis à la disposition des membres de l’Association par la ville de Six Fours les Plage suivant convention renouvelable.
Ils sont situés au rez-de-chaussée de l’immeuble Frédéric Mistral, 135 rue Cauquière à SIX FOURS LES PLAGES (entrée indépendante de l’immeuble).
Chaque activité a la responsabilité de la bonne tenue des locaux,
Un registre des clés mises à disposition des responsables est tenu par le Secrétariat.
Le local n’a pas de vestiaire mais un simple porte-manteau – d’où aucun vêtement ou objet personnel ne doit rester dans la salle à votre départ.
Lors de la fermeture du local.
La salle doit être rangée (tables et chaises en place dans leur configuration habituelle)
Il n’y a pas de gestion des livres mis à disposition. L’apport éventuel de livres doit toutefois être autorisé par le Bureau.
Les boîtes de jeux doivent être vérifiées et rangées dans l’armoire correspondante
La vaisselle éventuellement utilisée sera nettoyée, essuyée et rangée.
Le chauffage est assuré par des radiateurs électriques
En période hiver, les thermostats des radiateurs électriques doivent être en position « 4 » et l’interrupteur en position « ON ».
En période « été » : interrupteur en position « OFF ».
Toute anomalie de fonctionnement ou toute dégradation doit être signalée immédiatement au Président
Modification et consultation du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’Association SIX FOURS VOUS ACCUEILLE est établi par le conseil d’administration, conformément à l'article 26 des statuts.
Il peut être amendé à tout moment par celui-ci.
Après approbation, il est consultable au siège et sur le site de l’Association
Fait à Six Fours les Plages le 15/03/2020
Pour le Conseil d’Administration
Le Président La Secrétaire Générale
